Die Selbstständigkeit ist angemeldet, vielleicht sind auch schon die ersten Kunden da. Als Nächstes steht das Thema Rechnungsstellung an und bereitet dir Sorgen?
Nicht mehr lange, denn mit diesen 3 Schritten zu deiner Kleinunternehmer-Rechnung schreibst und versendest du sie problemlos. Hier lernst du:
Zweiter Disclaimer: Es geht hier ausdrücklich um Deutschland! In Österreich und der Schweiz ist das System zwar in großen Teilen ähnlich, im Kleinen gibt es aber Unterschiede. Und wie wir wissen, können in Rechtsfragen auch kleine Unterschiede große Auswirkungen haben. 😉
Legen wir los!
Die 3 Schritte, um deine Kleinunternehmer-Rechnung zu schreiben
Die Kleinunternehmer-Rechnung unterscheidet sich nur geringfügig von einer normalen Rechnung. Mit diesen 3 Schritten stellst du sicher, dass sie vollständig ist und die Vorgaben für Rechnungen erfüllt.
1. Die Pflichtangaben: Was muss auf meine Kleinunternehmer-Rechnung?
§ 14 UStG regelt die Informationen, die du mit deiner Kleinunternehmer-Rechnung abdecken musst. Ohne diese Angaben ist sie nicht rechtskonform. Dann muss das Finanzamt sie nicht akzeptieren! ☝🏻
Diese Punkte müssen unbedingt auf die Rechnung:
Dein vollständiger Name und deine Anschrift
Der vollständige Name und die Anschrift des Rechnungsempfängers
Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Das Rechnungsdatum: Der Tag, an dem du die Rechnung ausstellst
Eine fortlaufende Rechnungsnummer
Bei Produkten: Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände)
Bei Leistungen: Umfang der Leistung
Das Liefer- oder Leistungsdatum: Wann die Produkte geliefert wurden bzw. die Leistung erbracht wurde.
Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung: Dazu mehr im nächsten Schritt. 😉
Doch keine Sorge: Erstens gewöhnst du dich mit der Zeit an die Angaben, sodass du sie nicht vergisst. Zweitens unterstützt dich die richtige Buchhaltungssoftware dabei und zeigt dir, welche Angaben fehlen.
2. Platziere den Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung
Als Kleinunternehmer bist du nicht nur von der Umsatzsteuer befreit, du darfst sie auch gar nicht ausweisen. Damit die Umsatzsteuerbefreiung immer klar ist und deine Kunden sich nicht wundern, verweist du bei jeder Rechnung auf § 19 UStG. Das geht zum Beispiel so:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
„Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“
So sieht eine Kleinunternehmer-Rechnung aus
3. Sende die Rechnung an deinen Kunden
Auch hierzu gibt § 14 UStG gewisse Vorgaben:
Echtheit der Herkunft: Deine Identität muss bei Ankunft der Rechnung sichergestellt sein. Das wäre zum Beispiel nicht gegeben, wenn du vor Ankunft der Rechnung auf einmal deinen Namen änderst und der Rechnungsaussteller nicht mehr existiert.
Unversehrtheit des Inhalts: Der Inhalt der Rechnung darf sich auf dem Übertragungsweg nicht ändern.
Lesbarkeit: Erklärt sich von selbst. 😉
Du siehst, das sind keine allzu strengen Vorgaben. Wenn du deine Rechnung per E-Mail verschickst, musst du dir keine Sorgen machen.
Mit diesen 2 Tools wird die Kleinunternehmer-Rechnungsstellung zum Kinderspiel
Wie oben beschrieben sind die Pflichtangaben unerlässlich, damit deine Rechnung rechtskonform ist und vom Finanzamt akzeptiert wird. Spezielle Rechnungssoftware zeigt dir die Pflichtangaben und spuckt am Ende eine fertige Rechnung aus. Das sollte sie leisten:
Eine Option für Kleinunternehmer-Rechnungen haben, damit du mit der passenden Rechnungsvorlage alles richtig machst
Dich durch den Prozess leiten und darauf hinweisen, wenn Angaben in der Rechnung fehlen
Und dafür kenne ich die perfekten Kandidaten. Es sei vorab gesagt, dass die beiden Tools beide in der absoluten Oberliga mitspielen. Deshalb erkläre ich dir die kleinen, für dich aber interessanten Unterschiede:
1. sevDesk Buchhaltung
Der Tarif “Buchhaltung” von sevDesk ist in meinen Augen der perfekte Allrounder für deine Rechnungen und Buchhaltung. Gerade zu dem Preis kann ich einfach nicht anders als eine Empfehlung auszusprechen.
Was sevDesk Buchhaltung auszeichnet: Die Möglichkeit, Gutschriften und Stornorechnungen direkt aus der Software heraus zu erstellen. Du wählst ganz einfach die zu stornierende Rechnung oder die Rechnung, auf die deine Gutschrift sich bezieht – viel mehr musst du nicht tun!
Als Bonus finde ich die Benutzeroberfläche von sevDesk noch einen Ticken schöner als die des zweiten Tools. Das ist natürlich Geschmackssache. 😉
Den Tarif “Buchhaltung” erhältst du für 17,90 € im Monat, vorher kannst du ihn für 14 Tage kostenlos testen.
Vorteile
Komfort bei Gutschriften & Stornorechnungen
Günstiger
Nachteile
Zusammenfassende Meldungen aufwendiger
Nur 14 Tage Testzeitraum
2. lexoffice XL
lexoffice ist im Tarif “XL” ein weiteres Allrounder-Tool für deine gesamte Buchhaltung und Rechnungsstellung.
Alles in allem ähnelt es sevDesk sehr, hat aber einen etwas anderen Funktionsumfang: Du kannst zum Beispiel Gutschriften und Stornorechnungen nicht so kinderleicht wie in sevDesk ausstellen.
Dafür erleichtert es dir das Leben, wenn du Kunden im EU-Ausland hast. Dann kannst du die verpflichtende Zusammenfassende Meldung direkt in der Software ans Finanzamt übermitteln! Normalerweise müsstest du dafür erst ins ELSTER-Portal gehen und den ganzen Prozess durchlaufen.
Bei lexoffice XL bist du mit 24,90 € monatlich dabei. Das ist mehr als bei sevDesk, dafür kannst du es für ganze 30 Tage testen.
Vorteile
Zusammenfassende Meldungen
30 Tage Testzeitraum
Nachteile
Teurer
Gutschriften & Stornorechnungen aufwendiger
Achtung! Auf diese 3 Dinge solltest du achten
Bei diesem Thema kann man viel falsch machen. Und das kann teilweise gravierende Folgen haben. Deshalb hier ein paar Dinge, die du auf jeden Fall bedenken solltest.
1. Es gibt eine Aufbewahrungsfrist für deine Rechnungen
In § 14b UStG sind Regelungen zur Aufbewahrung von Rechnungen festgehalten. Und ja, sie betreffen auch dich als Kleinunternehmer! 😉
Konkret bedeutet das: Du musst deine Rechnungen für zehn Jahre aufbewahren. Dazu zählen übrigens auch die Rechnungen, die du für deine Ausgaben bekommst. Wenn das Finanzamt im Rahmen einer Betriebsprüfung nach den Unterlagen fragt, musst du sie vorweisen können.
Doch keine Sorge: Deine Rechnungssoftware speichert deine Rechnungen für dich. Dort kannst du auch die Rechnungen für deine Ausgaben einscannen und allgemein deine gesamte Buchhaltung erledigen.
2. Verstehe die Kleinunternehmerregelung
Ich habe den Begriff des Kleinunternehmers bisher einfach so verwendet. Dabei ist er fest definiert und du kannst anhand der Kriterien feststellen, ob du ein Kleinunternehmer sein darfst.
Was ist ein Kleinunternehmer?
Dieser Begriff kommt aus dem Umsatzsteuerrecht. Man nennt die Regelung auch die Kleinunternehmerregelung. Sie hat unmittelbare Auswirkungen darauf, wie du deine Rechnungen schreiben musst.☝🏻
Im Rahmen dieser Kleinunternehmerregelung (Stand 2023) kannst du Kleinunternehmer werden, wenn du:
Im letzten Jahr nicht über 22.000 € Umsatz gemacht hast
Dieses Jahr voraussichtlich unter 50.000 € umsetzen wirst
Erfüllst du diese Kriterien, kannst du von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen. Dazu kannst du im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ein Feld ankreuzen. Als Kleinunternehmer weist du auf deinen Rechnungen dann keine Umsatzsteuer aus.
3. Auch im EU-Ausland niemals Umsatzsteuer ausweisen
Wenn du Kunden aus dem EU-Ausland hast, wird es etwas komplizierter. Fest steht: Die Kleinunternehmerregelung wird durch die Geschäfte mit dem EU-Ausland nicht ausgesetzt.
Du darfst also auf der Rechnung immer noch keine Umsatzsteuer ausweisen. Dabei ist es egal, ob es um einen Privat- oder einen Geschäftskunden geht.
Was aber passieren kann: Je nach Situation musst du womöglich am Reverse-Charge-Verfahren teilnehmen. Das musst du dann auf deiner Kleinunternehmer-Rechnung vermerken. Da das aber den Rahmen sprengen würde, leite ich dich auf diesen wunderschönen Artikel weiter. 😉
Soll ich die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen?
Wenn du die Kriterien für die Kleinunternehmerregelung erfüllst, kannst du von ihr Gebrauch machen. Doch was genau bringt dir die Umsatzsteuerbefreiung?
Die Vorteile eines Kleinunternehmers
Ein Vorteil ist die einfache Handhabung. Brutto und Netto auf Rechnungen brauchen dich nicht zu interessieren! Auf deiner Ausgangsrechnung gibt es keine Unterscheidung und auf Eingangsrechnungen zählt immer nur der Bruttopreis.
Durch den Wegfall der Umsatzsteuer sparst du des Weiteren Zeit: Da du sie in der Rechnung nicht ausweisen musst, musst du sie auch nicht melden und abführen. Das Leben kann so entspannt sein. 🙃
Mit Privatkunden hast du außerdem einen Preisvorteil: Angenommen, du verkaufst ein Produkt mit dem Regelsteuersatz von 19 % Umsatzsteuer. Wenn du Kleinunternehmer bist, weist du auf deiner Rechnung keine Umsatzsteuer aus und verkaufst das Produkt einfach.
Wenn du aber kein Kleinunternehmer bist, musst du den Preis erhöhen! Von deinem Preis musst du nämlich 19% ans Finanzamt abführen. Da aber dein Privatkunde die Umsatzsteuer nicht erstattet bekommt (wie es bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen der Fall ist), zahlt er insgesamt mehr. 😕
Die Nachteile eines Kleinunternehmers
Kommen wir nun zu den Nachteilen: Der Hinweis auf der Kleinunternehmer-Rechnung macht direkt ersichtlich, dass du nicht zu den Großen gehörst. Das kann je nach Kunde Auswirkungen auf dein Image haben.
Zweitens hast du höhere Betriebsausgaben, weil du deine gezahlte Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer zurückerhalten kannst. Gerade in der Anfangsphase kannst du damit weniger Investitionen tätigen.
Vorteile
Einfachheit
Zeitersparnis
Preisvorteil bei Privatkunden
Nachteile
Niedrige Umsätze sind ersichtlich
Höhere Betriebsausgaben
Meine Empfehlung: Kleinunternehmerregelung ja oder nein?
Ganz ehrlich? Wenn du ohnehin vorhast, als hauptberuflicher Unternehmer durchzustarten, kannst du ruhig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten. Dann kannst du dir direkt die Senkung der Betriebsausgaben sichern, um so richtig loszulegen.
Wenn du aber schon Kleinunternehmer bist: Schwamm drüber! Du kannst zum nächsten Jahr problemlos in die Regelbesteuerung wechseln.
Fazit: Eine Kleinunternehmer-Rechnung ist gar nicht so schwer!
Die Rechnungsstellung als Kleinunternehmer unterscheidet sich nur geringfügig von “normalen” Unternehmern. Der größte Unterschied ist der, dass du aufgrund des Umsatzsteuergesetzes keine Umsatzsteuer ausweist.
Du musst sogar einen ausdrücklichen Hinweis auf deiner Rechnung platzieren. Ansonsten könnte der Kunde überrascht sein und sich fragen, warum denn da keine Umsatzsteuer abgezogen wurde. Er wüsste dann nicht, ob du sie mit Absicht oder aus Versehen weggelassen hast. 😅
Glücklicherweise kannst du die ganzen Vorgaben ganz einfach und schnell mit der passenden Rechnungssoftware umsetzen. Mit den Tarifen sevDesk Buchhaltung sowie lexoffice XL schreibst du nicht nur deine Rechnungen, sondern erledigst direkt die ganze Buchhaltung für deine Selbstständigkeit!
